Nachfolge im Betrieb: Abläufe, die ohne die Chefin funktionieren

Wissen, das nirgends steht

In vielen kleinen Betrieben weiss eine Person, wie die Dinge laufen: welche Kundin ihre Rechnung immer zu spät bekommt, welcher Lieferant am Freitag nicht mehr erreichbar ist, in welcher Reihenfolge die Maschine hochgefahren wird. Das ist über Jahre gewachsen und funktioniert, solange diese Person da ist.

Bei einer Nachfolge, ob innerhalb der Familie, an eine langjährige Mitarbeiterin oder an eine externe Käuferin, zeigt sich, wie viel davon nirgends steht. Die Übergabe dauert dann länger als geplant, nicht weil die Nachfolge schwierig wäre, sondern weil das Wissen erst sichtbar gemacht werden muss.

Früh anfangen, klein anfangen

Es braucht kein Handbuch. Hilfreich ist eine Liste der Aufgaben, die nur eine Person erledigt, und zu jeder ein paar Zeilen: Was ist der Auslöser? Was braucht man dafür? Wer bekommt das Ergebnis? Wer vertritt bei Abwesenheit? Fünf solche Beschreibungen sagen mehr aus als ein Organigramm.

Besonders lohnend sind Aufgaben, die selten vorkommen, aber folgenreich sind: der Jahresabschluss, die Wartung einer Anlage, die Offerte für einen Grossauftrag. Gerade hier hilft es, wenn die künftige Betriebsleiterin den Ablauf einmal aufgeschrieben und von der heutigen Inhaberin gegenlesen lassen hat.

Zuständigkeiten statt Titel

Eine Nachfolge verändert, wer entscheidet. Deshalb ist es nützlich, Zuständigkeiten für einzelne Schritte festzuhalten, nicht für ganze Funktionen. Wer gibt Offerten über einer bestimmten Summe frei? Wer bestellt Material? Wer darf die Kundin anrufen, wenn ein Termin nicht hält?

Solche Festlegungen sind keine Rechtsfragen und ersetzen keine Beratung zu Vertrags-, Steuer- oder Finanzierungsfragen der Nachfolge selbst; dafür sind Treuhänder, Notariate und Fachstellen zuständig. Sie sorgen aber dafür, dass im Alltag niemand raten muss.