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Digitalisierung im KMU: erst der Ablauf, dann das Werkzeug
Software bildet den Ablauf ab, den sie vorfindet. Weshalb es sich lohnt, die Reihenfolge der Schritte vor der Einführung festzulegen.
Das Werkzeug erbt den Ablauf
Wenn ein Betrieb eine neue Software für Aufträge, Zeiterfassung oder Rechnungen einführt, hofft man oft, dass sie Ordnung schafft. Tatsächlich bildet sie ab, was sie vorfindet. Ist der Weg einer Anfrage unklar, wird er auch im Programm unklar sein, nur mit mehr Feldern.
Das ist kein Argument gegen Digitalisierung. Es ist ein Argument für die Reihenfolge: zuerst klären, wer was wann weitergibt, dann ein Werkzeug suchen, das diesen Weg unterstützt. Der Aufwand für die Klärung ist klein, verglichen mit dem Umbau einer eingeführten Lösung.
Drei Fragen vor der Auswahl
Erstens: Welcher Ablauf soll unterstützt werden, und wie sieht er heute aus? Eine Zeichnung auf einer Seite genügt, sie sollte aber den tatsächlichen Stand zeigen und nicht den gewünschten. Zweitens: Welche Angaben werden mehrfach erfasst, und wo wäre eine einmalige Erfassung sinnvoll? Drittens: Wer arbeitet täglich damit, und wurde diese Person nach ihrem Alltag gefragt?
Die dritte Frage wird am häufigsten übersehen. Die Person am Empfang oder in der Werkstatt kennt die Ausnahmen, die in keiner Anforderungsliste stehen: den Kunden mit zwei Adressen, den Auftrag ohne Nummer, die Rückfrage am Telefon.
Und danach?
Nach der Einführung verändert sich der Ablauf meist noch einmal. Deshalb ist es nützlich, die Beschreibung nicht abzulegen, sondern als lebendes Dokument zu führen, mit einer Nummer und einem Datum. Neue Mitarbeitende lesen dann dieselbe Beschreibung, nach der das System eingerichtet wurde.
Welche Software passt, entscheiden Sie mit Ihrem IT-Partner; wir wählen keine aus und führen keine ein. Wir können helfen, den Ablauf so zu beschreiben, dass diese Entscheidung leichter fällt.
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Kurz beantwortet
- Müssen wir vorher alles aufschreiben?
- Nein. Ein einzelner Kernprozess auf einer Seite reicht für den Anfang.
- Wer wählt die Software?
- Sie, gemeinsam mit Ihrem IT-Partner. Wir wählen keine aus.
- Wie lange dauert die Beschreibung?
- Ein Prozess-Rundgang dauert drei Stunden vor Ort; die Zeichnung folgt innerhalb von zwei Arbeitstagen.
- Bleibt die Beschreibung bei uns?
- Ja, als bearbeitbares Dokument, das Sie selbst weiterführen.
Was Sie für ein Gespräch bereithalten können
- Ein Beispielauftrag von der Anfrage bis zur Rechnung
- Eine Liste der heute verwendeten Programme und Vorlagen
- Die Namen der Personen, die täglich damit arbeiten
- Zwei oder drei Stellen, an denen Angaben doppelt erfasst werden
Ein Ablauf auf einer Seite ist ein guter Ausgangspunkt für jede Entscheidung über Werkzeuge.
Zum Preis
Für eine einzelne Frage, etwa zur Reihenfolge zweier Schritte vor einer Einführung, gibt es die Prozess-Fragestunde: 60 Minuten online mit schriftlicher Notiz für CHF 95.– pro Sitzung. Für den ganzen Weg vom Kundenkontakt bis zur Rechnung eignet sich der Prozess-Rundgang. Alle Preise stehen auf der Leistungsseite.
Wem das nützt
Betrieb vor einer Einführung
Sie planen ein neues Programm und möchten wissen, was es abbilden soll.
Betrieb nach einer Einführung
Das Programm läuft, aber die Arbeit hat sich nicht vereinfacht; Angaben werden weiterhin doppelt erfasst.
Betrieb mit Papierablauf
Aufträge laufen auf Zetteln; Sie fragen sich, ob und was digital werden soll.
Betrieb mit neuer Mitarbeiterin
Die Einarbeitung zeigt, wo die Beschreibung fehlt, auf die sich Programm und Mensch beziehen.