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Liquidität und Durchlaufzeit: offene Rechnungen als Prozessthema
Zwischen Leistung und Rechnung liegen in vielen Betrieben Wochen. Wo die Zeit bleibt und welche Schritte sich nüchtern prüfen lassen.
Zwischen Leistung und Rechnung
Liquidität wird meist als Frage des Kontos betrachtet. In kleinen Betrieben hat sie auch eine zeitliche Seite, die im Ablauf liegt: Wie viele Tage vergehen zwischen dem Abschluss einer Arbeit und dem Tag, an dem die Rechnung beim Kunden ankommt? Bei manchen Betrieben sind es zwei Tage, bei anderen drei Wochen, ohne dass jemand es so entschieden hätte.
Die Zeit verteilt sich auf kleine Stücke. Der Rapport liegt noch im Fahrzeug. Die Stunden müssen abgeglichen werden. Ein Material fehlt auf dem Lieferschein. Die Person, die die Rechnung schreibt, arbeitet nur zweimal pro Woche. Jedes Stück ist für sich verständlich.
Die Durchlaufzeit sichtbar machen
Ein einfacher Anfang: Für zehn abgeschlossene Aufträge notiert man drei Daten, nämlich Ende der Arbeit, Rapport im Büro und Rechnung versandt. Daraus ergibt sich, wo die Zeit am häufigsten liegen bleibt. Es braucht dafür keine Software, eine Tabelle genügt.
Wichtig ist, nicht nach Verantwortlichen zu suchen, sondern nach Schritten. Wenn der Rapport regelmässig am Freitag abgegeben wird, liegt die Ursache selten bei der Person, sondern im Wochenrhythmus. Ein fester Zeitpunkt für die Abgabe oder eine einfachere Form des Rapports verändert den Ablauf, ohne dass jemand schneller arbeiten muss.
Messen, ohne zu bewerten
Wer eine Änderung ausprobiert, etwa den Rechnungstag auf den Donnerstag zu legen, sollte vorher und nachher dieselben Werte festhalten. So lässt sich beurteilen, ob sich etwas verändert hat. Die Werte gehören dem Betrieb; sie dienen der eigenen Einschätzung und werden nicht verglichen oder veröffentlicht.
Fragen der Finanzierung, der Zahlungsfristen mit einzelnen Kunden oder der steuerlichen Einordnung gehören zur Treuhand- oder Bankberatung. Hier geht es nur um den Teil, der im Ablauf liegt.
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Woran Sie uns prüfen können
- Taktlinie ist der Markenname einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung mit Sitz in Zürich
- Firma, Adresse, Telefon und E-Mail stehen im Impressum und in der Fusszeile jeder Seite
- Die fünf Leistungen sind mit festem Preis ausgeschrieben
- Jede Leistung endet mit einem Dokument, das im Betrieb bleibt
Womit wir bei einem solchen Thema arbeiten
Papier und Stift
Der Ablauf wird zuerst von Hand auf einem A3-Blatt gezeichnet und erst danach in ein bearbeitbares Dokument übertragen.
Eine einfache Tabelle
Für die Durchlaufzeit genügt eine Tabelle mit drei Datumsspalten. Sie bleibt im Betrieb und kann von Ihnen weitergeführt werden.
Ihre eigenen Formulare
Wir arbeiten mit den Rapporten, Lieferscheinen und Vorlagen, die Sie tatsächlich benutzen, nicht mit mitgebrachten Mustern.
Was hilfreich ist
- Zehn abgeschlossene Aufträge der letzten Monate mit den drei Daten
- Ein Rapport und ein Lieferschein als Beispiel
- Eine Rechnung, wie sie heute verschickt wird
- Name der Person, die die Rechnung schreibt, und ihre Arbeitstage
Nichts davon ist Pflicht; im Erstgespräch klären wir, was fehlt.
Wie wir dabei vorgehen
Ergebnisse versprechen wir nicht. Zugesichert ist die Arbeitsweise: gleiche Zeichnungsvorlage, jeder Schritt wird der ausführenden Person zurückgelesen, keine Massnahme ohne Zuständigkeit und Datum, Erprobung vor Festlegung. Im Verbesserungszyklus (acht Wochen, fünf Sitzungen) legen wir die Werte vor und nach der Erprobung nebeneinander; die Bewertung bleibt bei Ihnen.